Administrative Jobs in Irving, TX

Responsable De La Cellule Administrative Et Financire (F/H)

Localisation du poste Observatoire de Paris - PSL 61 avenue de l'Observatoire 75014 Paris

Notre tablissement fait partie de l'Universit PSL. Situe au cur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la cration. Classe parmi les 50 premires universits mondiales, elle forme au plus prs de la recherche des chercheurs, artistes, ingnieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilit sociale, individuelle et collective.

Structure D'Accueil

L'Observatoire de Paris est un tablissement public caractre scientifique, culturel et professionnel, disposant du statut particulier de Grand Etablissement. Ses missions sont orientes principalement vers la recherche, la formation et la diffusion des savoirs. L'tablissement reprsente le tiers du potentiel de recherche en astrophysique et en astronomie au plan national.

L'Observatoire de Paris est par ailleurs membre fondateur de l'universit de recherche Paris Sciences et Lettres (PSL), qui comprend notamment en son sein de prestigieuses institutions telles l'universit Paris-Dauphine, l'Ecole Normale Suprieure, l'EHESS, l'EPHE, l'Ecole des Mines, l'ESPCI, etc.

L'tablissement est implant sur trois sites : Paris (14me arrondissement), Meudon (92), Nanay (Cher). Son budget annuel consolid est de 40 M environ. Il gre directement 430 ETP (hors personnels hbergs de type CNRS).

L'Observatoire de Paris est un tablissement aux responsabilits et comptences largies depuis le 1er Janvier 2019. Il dispose d'un patrimoine immobilier important, avec de nombreux btiments classs ou inscrits l'inventaire des monuments historiques. Ce patrimoine comprend 47 264m2 de locaux sur 215 hectares de terrains rpartis sur 3 sites situs Paris, Meudon et Nanay.

La Direction Immobilire et la Logistique (DIL) est un service commun rattach la Direction Gnrale des Services. Elle met en uvre la politique de gestion immobilire et logistique ainsi que le dveloppement du patrimoine immobilier pour l'ensemble des sites de Paris et Meudon de l'Observatoire de Paris. Pour ce faire, elle s'appuie sur une quipe d'une quarantaine d'agents et dispose de la principale unit budgtaire de l'tablissement, dote de 3,5 millions d'euros hors crdits d'investissement.

La mission de la Direction Immobilire et la Logistique (DIL) consiste assurer la maintenance et l'exploitation du cadre bti et des espaces extrieurs, fournir les services gnraux et excuter les oprations de travaux. La structure est compose de deux services, respectivement le service de maintenance et exploitation et le service des moyens gnraux, mais aussi d'une cellule de la stratgie et des oprations immobilires et d'une cellule administrative et financire.

Le poste pourvoir se situe au sein de cette dernire cellule.

Missions

Activits Principales

Sous la responsabilit du Directeur de la Direction Immobilire et la Logistique, le/la Responsable de la cellule administrative et financire coordonne et ralise de manire polyvalente et autonome, toutes les activits de gestion administrative, financire et de ressources humaines ncessaires la ralisation des objectifs de la DIL. Pour se faire, il/elle anime une quipe de deux techniciens en gestion administrative et financire.

Missions principales du poste :

• Assurer la coordination et/ou la ralisation des activits administratives, financires et de gestion du personnel au sein de la Direction
• laborer, prparer et contrler des actes de gestion et prvenir les contentieux
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vrifiant la conformit rglementaire
• Coordonner les aspects logistiques de la structure
• Raliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour amliorer le fonctionnement de la structure
• Assurer l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services/ples de la structure, les dpartements scientifiques et les partenaires extrieurs
• Informer les interlocuteurs de la structure et tenir jours informations
• Contribuer l'laboration et l'excution du budget et des budgets rectificatifs correspondant aux prvisions de dpenses,
• Participer l'laboration du plan de formation
• Instruire les dossiers techniques ou spcialiss pour prparer les dcisions courantes de gestion de personnel
• Rponse aux enqutes concernant l'activit de la Direction

Profil Du Candidat

Savoirs Et Comptences Attendus

• Techniques de management (connaissance gnrale)
• Gestion des groupes et des conflits (connaissance gnrale)
• Droit public (connaissance gnrale)
• Droit des contrats (connaissance gnrale)
• Mthodologie de conduite de projet (connaissance gnrale)
• Techniques d'laboration de documents (matrise)
• Gestion du budget (matrise)
• Finances publiques (connaissance gnrale)
• Techniques de communication (connaissance gnrale)
• Gestion des ressources humaines (connaissance gnrale)
• Logiciel de gestion financire - type SIFAC (connaissance gnrale)

Savoir-Faire Oprationnel

• Raliser des synthses
• Rdiger des rapports ou des documents
• Conduire des entretiens
• Dlguer et valuer
• Encadrer / Animer une quipe
• Prvenir et grer les conflits ou situations sensibles
• Concevoir des tableaux de bord
• Assurer une veille rglementaire
• Mettre jour le contenu des diffrents supports d'information (pages intranet, rglement...)
• Classer et archiver les documents papier et dmatrialiss
• Animer des runions internes ou externes

Savoir-tre

• Ractivit / Disponibilit
• Rigueur / Fiabilit
• Sens relationnel
• Qualit organisationnelle